FAQ – Informations pratiques

 

1. Questions relatives aux crédits d’heures « Formation continue » et « Accompagnement professionnel »

 

Qui est concerné par le crédit d’heures « Formation continue » alloué ?

Le personnel pris en compte pour le calcul du crédit d’heures « Formation continue » doit avoir un contrat de travail avec le gestionnaire de la structure et doit travailler au sein de celle-ci.

Par exemple :

  • un cuisinier préparant les repas quotidiens au sein de la structure et ayant un contrat de travail avec le gestionnaire de la structure,
  • une femme de ménage ayant un contrat avec le gestionnaire de la structure et s’occupant du nettoyage de celle-ci,
  • une personne en réinsertion par une mesure de l’ADEM, ayant un CDI avec le gestionnaire de la structure et ayant une tâche dans la structure elle-même,
  • et bien évidemment le personnel éducatif ayant un CDI et travaillant au sein de la structure.

Un cuisinier ou une femme de ménage ayant un contrat de travail avec un prestataire de service externe au gestionnaire de la structure ne sont pas concernés par le crédit d’heures « Formation continue ». Leurs formations ne sont pas à la charge du gestionnaire de la structure, elles n’impactent donc pas le crédit d’heures.

 

Une personne en CDD peut-elle participer à une formation ?

Le crédit d’heures « Formation continue » est calculé en tenant compte des Contrats à Durée Indéterminée (CDI).

Une personne en CDD n’a certes pas d’obligation de formation continue mais a le droit de participer à une formation. Si c’est une formation « Programme », le responsable devra déduire les heures de formation du crédit d’heures « Formation continue » de sa structure. Si c’est une formation « Hors programme », elle sera financée par la structure elle-même et les heures ne devront pas être déduites du crédit d’heures.

Un salarié peut-il remplacer un autre salarié si ce dernier ne peut participer à une formation ?

Oui, un salarié de la même structure peut remplacer son collègue si celui-ci ne peut pas se rendre à une formation, puisque les heures de formations seront déduites du même crédit d’heures « Formation continue ».

Est-il possible qu’un salarié utilise le crédit d’heures « Formation Continue » d’un autre salarié ?

Oui, cela est possible. Un employé peut tout à fait utiliser le crédit d’heures « Formation continue » d’un autre employé n’ayant pas utilisé la totalité de son crédit d’heures lui ayant été alloué mais le crédit alloué à la totalité de la structure ne doit pas être dépassée. Les obligations légales en matière de formation continue doivent toutefois être respectées.

 

 

Est-ce que les heures sont décomptées si un salarié ne peut pas se rendre à une formation en cas de maladie ?

L’annulation d’une formation est possible jusqu’au jour J-30 du début de la formation sans que cela n’impacte le crédit d’heures. Au-delà de cette date, les heures de la formation seront déduites du crédit d’heures allouées si cette absence ne peut être justifiée par un certificat médical établi par un médecin.

 

 

Comment sont pris en compte les changements au niveau de la composition du personnel d’une structure intervenus au cours de l’année ?

Les demandes d’allocation de crédits d’heures sont demandées annuellement par la structure. Toutes les modifications au niveau de la composition du personnel survenant au cours de l’année ne sont pas prises en compte.

Par exemple : un nouveau contrat et/ou une augmentation et/ou une réduction des heures du contrat de travail ne sont pas pris en compte pour l’année en cours.

Si des changements importants survenaient au cours de l’année, le responsable de la structure peut faire une demande dûment motivée auprès du SNJ.

Par exemple : une extension importante de la structure a lieu au cours de l’année, un événement imprévu survenant et bouleversant totalement le fonctionnement de la structure.

 

 

Les heures non utilisées durant 2022 peuvent-elles être reportées en 2023 ?

Non, le crédit d’heures « Formation continue » restant à la fin de l’année 2022 ne pourra pas être reporté en 2023. Les compteurs sont remis à zéro à la fin de chaque année et une nouvelle demande de crédit doit être faite pour 2023.

 

 

Comment sont comptabilisés les heures allouées pour une formation « sur place » faisant partie du programme 2022 ?

Les heures de formation sont à déduire du crédit d’heures « Formation continue » alloué en tenant compte du nombre de participants et du nombre d’heures de formation.

Par exemple : une structure organise avec une agence, une formation « Premiers secours » du programme 2022 (publié sur le site) avec 10 membres de son personnel, la formation dure 16 heures alors 160 heures doivent être décomptées du crédit d’heures.

 

 

Les formations du référent pédagogique « éducation plurilingue » et « inclusion » font-elles partie du dispositif de formation ?

Les formations du référent pédagogique « éducation plurilingue » et « inclusion » font partie du programme de formation 2022 et sont à déduire du crédit d’heures « Formation continue ». Ces heures de formation sont également éligibles pour les 32 heures de formation obligatoire sur 2 ans par ETP.

 

 

Les heures du soutien pédagogique doivent-elles être décomptées du crédit d’heures « Formation Continue » ?

 

  • Si le soutien pédagogique est organisé par une agence, les heures de ce type de formation continue sont à décompter du crédit d’heures « Formation continue », un crédit = 1 heure de formation par participant.

Par exemple : un soutien pédagogique de 12 heures avec 6 participants = 72 crédits

  • Si le soutien pédagogique n’est pas organisé par une agence, ces heures n’ont pas d’impact sur le crédit d’heures « Formation continue ».

 

Comment gérer le crédit d’heures « Accompagnement professionnel » ?

  • Si l’accompagnement professionnel (supervision d’équipe, coaching individuel de dirigeant et coaching collectif de dirigeants) est organisé par une agence, les heures sont à décompter du crédit d’heures « Accompagnement professionnel ».

Pour l’accompagnement professionnel :  1 crédit = 1 heure d’accompagnement/structure.

Un exemple d’utilisation d’un crédit « Accompagnement professionnel »de 12 heures :

  • Une supervision collective d’équipe est organisée avec 10 membres de l’équipe, 2 séances de 2 heures = 4 heures = 4 crédits.
  • Le/la chargé(e) de direction participe à un coaching individuel, 3 séances d’1 heure = 3 heures = 3 crédits
  • Le/la chargé(e) de direction participe à un coaching collectif de dirigeants, 1 séance de 2 heures = 2 crédits.

Il reste encore 3 crédits d’accompagnement professionnel.

  • Si l’accompagnement professionnel n’est pas organisé par une agence, ces heures n’ont pas d’impact sur le crédit d’heures « Accompagnement professionnel ». Il doit être financé par la structure elle-même.

 

2. Modalités pratiques d’une formation continue ou d’un accompagnement professionnel

Quelle procédure suivre pour organiser une formation « sur place » (en interne) pour sa structure ?

1. Une structure peut s’adresser à une agence pour que celle-ci lui organise une formation « sur place ». Dans ce cas, la formation est financée par le crédit d’heures « Formation continue ».

  • La plupart des formations publiées sur le site https://formation.enfancejeunesse.lu peuvent être proposées sous forme d’une formation « standard sur place » à condition que l’agence puisse répondre à la demande. Le lieu et les dates sont fixés d’un commun accord entre la structure bénéficiaire et l’agence.
  • Si les formations publiées sur le site ne correspondent pas aux besoins de formation d’une structure, il est possible d’introduire une demande pour une formation « sur mesure sur place » ou « soutien pédagogique » auprès d’une agence. Le contenu d’une telle formation est conçu en fonction des besoins du demandeur et sera élaboré en partenariat avec une agence. Les dates et le lieu de la formation sont fixés d’un commun accord entre l’agence et le service demandeur.

 

2. Une structure peut organiser elle-même une formation « sur place » sans l’intervention d’une agence. Dans ce cas, les frais de la formation sont à la charge de la structure.

  • La formation peut être proposée par un organisme de formation ou par un formateur.
  • La formation peut être proposée par la structure elle-même.

Comment faire une demande d’une supervision collective d’équipe, d’un coaching individuel de dirigeant ou d’un coaching collectif de dirigeants ?

Le/la chargé(e) de direction ou toute autre personne responsable désignée par le gestionnaire prend contact avec une agence afin d’organiser l’accompagnement professionnel. Le sujet, les objectifs, la durée et les modalités l’accompagnement professionnel sont fixés avec l’agence.

Comment obtenir un certificat de participation ?

Les certificats de participation sont établis par l’agence ayant organisé la formation ou l’accompagnement professionnel.

Comment annuler une inscription à une formation ?

L’annulation d’une inscription à une formation est possible jusqu’au jour J-30 du début de la formation. Au-delà de cette date, toute absence à une formation doit être justifiée par un certificat de maladie. En absence d’un pareil justificatif, le crédit d’heures en question est déduit comme si la personne absente avait été présente.

Comment annuler une formation « sur place » ?

L’annulation d’une formation « standard sur place », « sur mesure sur place » ou « soutien pédagogique » est possible jusqu’au jour J-30 du début de la formation. Au-delà de cette date, le crédit d’heures en question est déduit comme si la formation avait eu lieu.

 

3. Les 32 heures de formation continue obligatoires sur 2 ans par ETP

Les heures de l’accompagnement professionnel sont-elles éligibles pour les heures de formation obligatoire (32 heures sur 2 ans par ETP) ?

 

Un accompagnement professionnel n’est pas une formation continue, les heures ne sont donc pas éligibles pour les 32 heures obligatoires sur 2 ans par ETP.

 

4. Validation des formations « Hors programme »

Les formations organisées en interne par la structure ou les formations faites en externe soit au Luxembourg ou à l’étranger entrent-elles dans le dispositif de formation financé par le crédit d’heures ?

Une formation organisée en interne ou une formation faite en externe soit au Luxembourg soit à l’étranger est une formation « Hors programme », elle n’est donc pas financée par le crédit d’heures « Formation continue ». Ces heures ne sont pas à déduire du crédit d’heures de formation.

Cette formation peut faire l’objet d’une demande de validation auprès du SNJ afin de rendre les heures de la formation éligibles aux 32 heures de formation obligatoire sur 2 ans par ETP.

 

Les formations proposées par des organismes de formation sont-elles validées ?

Comme certains organismes de formation continue collaborent avec l’une ou l’autre agence, leurs formations figurent sur le site https://formation.enfancejeunesse.lu. Ces formations sont uniquement financées si l’inscription est réalisée auprès de l’agence. Les heures sont alors à déduire du crédit d’heures « Formation continue ». 

Si cela n’est pas le cas, alors la formation est considérée « Hors programme », elle n’est donc pas financée par le crédit d’heures même si le formateur est accrédité par une agence. Elle peut cependant faire l’objet d’une demande de validation auprès du SNJ afin de rendre ces heures éligibles aux 32 heures de formation obligatoire sur 2 ans par ETP.

 

Est-ce que les formations « Travailleur désigné » ou « Tuteur DAP » sont validées ?

La formation du travailleur désigné ou du tuteur DAP doit faire l’objet d’une demande de validation auprès du SNJ afin de rendre les heures de la formation éligibles aux 32 heures de formation obligatoire sur 2 ans par ETP.

 

Les formations « Premiers secours » faites en 2021 sont-elles prises en compte dans le dispositif ?

Le nouveau dispositif de formation est entré en vigueur le 1er janvier 2022, toutes les formations faites avant cette date ne sont pas prises en compte. Les formations obligatoires comme les Premiers secours font à présent partie du dispositif et peuvent depuis 2022 être éligibles aux 32 heures de formations obligatoires sur 2 ans par ETP. La formation Premier secours est proposée au programme 2022 et se trouve sur le site https://formation.enfancejeunesse.lu.

Une formation Premiers secours «Hors programme », c’est-à-dire organisée par une structure sans l’intervention d’une agence de formation continue, devra faire l’objet d’une demande de validation pour que ces heures puissent être éligibles aux 32 heures de formation obligatoire sur 2 ans par ETP.

5. Demande d’augmentation de crédit d’heures

Est-il possible de demander une augmentation du crédit d’heures « Accompagnement professionnel » ?

Oui, en 2022 une augmentation ne peut être demandée que si cela est vraiment nécessaire, si le fonctionnement de la structure est entravé par des sujets et que la qualité de l’accueil n’est plus garantie. La demande est faite à l’aide du formulaire se trouvant sur le site https://formation.enfancejeunesse.lu. Cette demande est à adresser par courriel à l’adresse : creditsheures@snj.lu

6. Enquête des besoins

Où peut-on introduire les souhaits de formations pour les années à venir ?

Une première enquête a déjà été faite au cours de l’année 2021 afin de recenser les besoins de formation. Les résultats de cette enquête ont permis d’établir en partie les formations proposées actuellement sur le site.

Une seconde enquête recensant les besoins en matière de formation sera réalisée au cours de l’année 2022. Les structures peuvent également se rapprocher de leur fédération professionnelle en leur communiquant leurs besoins.

 

Qui contacter pour quel genre de renseignement ?

Toute question concernant le nouveau dispositif peut être adressée par courriel à l’adresse suivante : validationformation@snj.lu

Toute question concernant les crédits d’heures « Formation continue » ou « Accompagnement professionnel » peut être adressée par courriel à l’adresse suivante : créditsheures@snj.lu

Toute question directement en lien avec des contenus du programme annuel et avec les inscriptions est à adresser à l’agence concernée.