Formations hors programme AEF
La possibilité d’obtenir une validation et un financement de formations qui ne sont pas proposées via les six agences conventionnées n’est envisageable que si les agences ne peuvent pas répondre à la demande du gestionnaire.
1. Procédure de validation hors programme et demande d’un accord de prise en charge
Dans le cas où un gestionnaire souhaite participer à une formation qui n’est pas proposée par une des six agences dans le cadre du dispositif :
- il doit faire une demande de validation d’une formation hors programme. Le formulaire actualisé se trouve sur le site https://formation.enfancejeunesse.lu et est à envoyer dûment rempli à l’adresse courriel suivante : formation.aef@men.lula DG AEF analyse le besoin identifié en lien avec les priorités visant l’implémentation du cadre de référence national de l’AEF au Luxembourg. Si la formation hors programme aborde des thématiques qui sont déjà proposées par les agences conventionnées, la DG AEF oriente le gestionnaire vers la ou les agence(s) concernée(s).
- dans le cas d’un accord, la DG AEF en notifiera par courriel le gestionnaire concerné.
- la demande de validation hors programme constitue en même temps une demande d’un accord de prise en charge des frais de la formation hors programme. Le gestionnaire doit avancer les frais de la formation en question, puis soumettre une demande de remboursement à la DG AEF via le courriel formation.aef@men.lu en utilisant le formulaire fourni.
Il est essentiel de solliciter préalablement la validation de la prise en charge via la demande de validation hors programme avant de conclure des devis avec les formateurs et d’engager des dépenses.
Dans le cas où la formation hors programme, validée par la DG AEF, est annulée, le gestionnaire doit prévenir la DG AEF dans les meilleurs délais à l’adresse courriel suivante : formation.aef@men.lu.
Dans le cas d’un report de la formation hors programme à une date ultérieure, le gestionnaire doit en notifier la DG AEF.
Les coachings et les supervisions ne peuvent pas faire l’objet d’une demande de validation hors programme. Les gestionnaires doivent s’adresser aux agences de formations conventionnées par le MENJE pour organiser le coaching de leur personnel.
2. Procédure de remboursement hors programme
La demande de remboursement est à adresser à la DG AEF une fois la formation terminée et les certificats de participation reçus.
Le gestionnaire doit formuler une demande de remboursement par formation et ne peut pas regrouper plusieurs formations sur un seul formulaire de demande de remboursement. Seul le gestionnaire en tant que personne morale peut être remboursé.
La demande de remboursement doit être dûment remplie et doit contenir les pièces justificatives suivantes :
- Facture de la formation
- Avis de débit du gestionnaire
- Relevé d’identité bancaire (RIB) du compte bancaire du gestionnaire
- Certificat(s) de participation
- Accord de la prise en charge
Deux cas de figure se présentent :
- Formation à l’étranger à laquelle un ou plusieurs membres du personnel sont inscrits
- Formation organisée sur place au Luxembourg pour toute une équipe
Seuls les frais suivants sont pris en charge
Dans le cadre de formations organisées à l’étranger :
- Seuls les frais de formation sont pris en charge.
- Les frais de séjour, les frais de route, etc. ne sont pas pris en charge dans le cadre de ce dispositif.
Dans le cadre d’une formation hors programme organisée sur place au Luxembourg :
- Les frais de déplacement du formateur sont pris en compte :
- En voiture (tarif courant des indemnités kilométriques au Luxembourg à savoir 0.30 euros/km)
- En train (1ère classe)
- En avion (Economy class)
- Les honoraires du formateur
- Les frais de séjour sont pris en charge conformément au Règlement grand-ducal du 14 juin 2015, voir tableau 2024 ci-dessous :
| Lieu | Indemnité de nuit |
| Luxembourg | 200 Euros |
| – Kirchberg / Centre-ville | 240 Euros |
La demande de remboursement devra se faire impérativement endéans les deux mois après la formation.
Les frais suivants ne sont pas pris en charge via une demande de remboursement :
- Les frais de déplacement, les frais de séjour et les frais de repas des participants
- La réservation de salles et le catering (pause-café, déjeuner, etc.)
- Les formations certifiantes (formations permettant d’acquérir des diplômes supplémentaires) telles que systemische Therapie, Traumatherapie, Psychotherapie
- Les supervisions et les coachings qui sont organisés hors dispositif sans intermédiaire d’une des six agences conventionnées
- Les frais dus à la conception et préparation de la formation
Remarques
- Dans le cas où le participant n’a pas pu se rendre à la formation pour cause de maladie (sans remplacement par un autre collaborateur) et que le montant est déjà payé, le gestionnaire doit demander la possibilité d’un remboursement auprès de l’institut de formation/du formateur qui l’organise. Dans le cas où un remboursement n’est pas possible, le gestionnaire doit joindre à la demande de remboursement une lettre avec signature argumentant l’absence et une preuve écrite du refus de remboursement de l’institut/du formateur.
- Pour toutes les formations de courte durée, les demandes de remboursement sont adressées à la DG AEF une fois la formation terminée. Si la formation est de longue durée (sur plusieurs années par exemple) et que le gestionnaire désire d’être remboursé par année, le gestionnaire doit prendre contact la DG AEF dans les meilleurs délais pour clarifier le cas en termes de financement.
Les demandes de remboursement des formations validées pour l’année 2023 doivent être transmises au plus tard le 25 mars 2024 à la DG AEF à l’adresse courriel suivante : formation.aef@men.lu.